Il Gruppo Mundys in linea con le best practice internazionali e nel pieno rispetto delle normative applicabili ha implementato, a partire dal 2003, e periodicamente aggiornato un processo di raccolta e gestione delle segnalazioni. L’attuale sistema di gestione delle segnalazioni ha le seguenti caratterizzazioni:
- gestione delle segnalazioni in ciascuna società del Gruppo, attraverso la presenza di specifici canali e Comitati Segnalazioni dedicati a beneficio della tempestività e dell’efficacia di analisi delle stesse, salvo comuni esigenze di salvaguardia del Gruppo Mundys e/o della holding Mundys S.p.A.;
- previsione di meccanismi comuni atti ad intercettare e gestire eventuali conflitti di interesse nel processo di gestione delle segnalazioni;
- attribuzione, ferma restando la collegialità del Comitato Segnalazioni, del ruolo di process owner ad una specifica funzione aziendale (e.g. Internal Audit o Compliance) della singola società nella gestione del processo, dalla ricezione allo svolgimento dell’istruttoria;
- previsione di flussi informativi con gli altri attori del Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi.
Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione e fornire ampio e non discriminato accesso a tutti coloro che vogliano effettuare una Segnalazione che riguardi Mundys S.p.A., la stessa mette a disposizione una piattaforma informatica, accessibile da parte di tutti (dipendenti, terzi, etc.) sul sito Internet Whistleblowing - Mundys e sulla intranet di Mundys, nella quale è possibile segnalare in forma scritta e orale.
Le Segnalazioni in forma orale possono essere effettuate anche attraverso un incontro diretto con il Comitato Segnalazioni o uno o più componenti, su richiesta del Segnalante da trasmettere tramite piattaforma informatica o indirizzando la richiesta a uno dei membri.
La segnalazione rappresenta un efficace strumento di miglioramento del Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi nel suo complesso e contribuisce a diffondere la cultura dell’etica, della legalità e della trasparenza all’interno del Gruppo.
Sebbene le Segnalazioni Anonime rappresentino un’alternativa percorribile in Mundys, il Gruppo suggerisce ai Segnalanti di preferire quelle nominative, a beneficio della velocità ed efficacia delle indagini.
Mundys garantisce la riservatezza sull’esistenza e sul contenuto della segnalazione, nonché sulla identità dei soggetti Segnalanti (ove comunicati) e Segnalati. Inoltre, sono garantite le tutele del Segnalante nel rispetto delle previsioni di Legge e per tutte le segnalazioni è garantito un processo di follow up.
Per tutti coloro che vogliano effettuare una segnalazione che riguardi le altre società del Gruppo, sono disponibili specifici canali indicati sui rispettivi siti istituzionali, ad eccezione di Azzurra Aeroporti S.p.A. e Spea Engeneering S.p.A. per le quali è possibile utilizzare la piattaforma di Mundys S.p.A. selezionando opportunamente la società oggetto di segnalazione.
Il nostro Comitato Segnalazioni
Il Comitato Segnalazioni di Mundys, istituito dall’Amministratore Delegato, è così composto:
Chief Internal Audit, Risk & Compliance Officer – Coordinator of the Committee
Il Comitato Segnalazioni di Mundys svolge i seguenti principali compiti:
- è responsabile del processo di gestione delle segnalazioni, valuta l’adeguatezza e suggerisce al CdA gli eventuali interventi migliorativi sul processo, promuovendone le necessarie azioni di informazione e formazione rivolte alla popolazione aziendale
- vigila sull'osservanza del Codice Etico, esaminando le notizie di possibili violazioni del medesimo e promuovendo le verifiche ritenute necessarie e, ove necessario, le conseguenti azioni di miglioramento, monitorandone l’effettiva implementazione
- divulga e verifica la conoscenza del Codice Etico, promuovendo programmi di informazione/comunicazione e attività finalizzate ad una maggiore comprensione del Codice
- propone l'emanazione di linee guida e di procedure operative o le integrazioni e modifiche di quelle esistenti, intese a ridurre il rischio di violazione del Codice.
Il Comitato Segnalazioni è coordinato dall’Internal Audit, Risk e Compliance Officer.
Il Comitato Segnalazioni di Mundys S.p.A., previa valutazione ad hoc, può riservarsi la gestione delle Segnalazioni Rilevanti relative ad atti potenzialmente idonei a generare significativi impatti (e.g. condotte riferite al top management, casi di frode o corruzione o violazione dei diritti umani, o altre fattispecie che possano astrattamente configurarsi come ipotesi di reato).